ISO 9001, ISO 14001 ve ISO 45001 İlgili Taraf İhtiyaç ve Beklentileri

İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerinin Anlaşılması

2018 yılında en son geçiş için eylül ayı belirlendiğini biliyorsunuz. 2015 revizyonu gereğince maddelerin yapı taşlarını inceleyerek anlamamız gerekmektedir. Değişen maddelerden biri olarak 4.2 İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentileri maddesine göz atalım.

Yüksek Seviye Yapının gerekliliği olarak ISO 9001 ve ISO 14001’genel başlıkları aynı ve uygun olan yerlerde gereklilikler de aynı veya benzer. Bu,  iki standarda göre yönetim sistemi kurmayı planlayan kuruluşlar için kolaylık sağlayacak. İleride ISO 45001 olarak yayınlanacak olan OHSAS 18001’in de genel başlıkları aynı olacak.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bu yazıda her iki standarda yeni eklenen eklenen gerekliliklerden birisine ilişkin olarak fikir vermeye çalışacağım.

ISO 9001:2015 ve ISO 14001:205  Madde 4. “Kuruluşun Çerçevesi”  ve Madde 4.1 “Kuruluşun ve çerçevesinin anlaşılması”  başlıklarını taşıyor. Bu maddelerin devamı olan Madde 4.2  “İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerinin anlaşılması” na göz atacağız kısaca.

ISO 9001:2015 4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties

Due to their effect or potential effect on the organization’s ability to consistently provide products and services that meet customer and applicable statutory and regulatory requirements, theorganization shall determine:
a) the interested parties that are relevant to the quality management system;
b) the requirements of these interested parties that are relevant to the quality management system.

The organization shall monitor and review information about these interested parties and their relevant requirements

ISO 14001:2015 4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties

The organization shall determine:
a) the interested parties that are relevant to the environmental management system;
b) the relevant needs and expectations (i.e. requirements) of these interested parties;
c) which of these needs and expectations become its compliance obligations.

 

Türkçe anlamı şu şekildedir;

ISO 9001:2015 madde 4.2 İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerinin anlaşılması

Müşteri gerekliliklerine ve uygulanabilir yasal ve düzenleyici gerekliliklere uygun olarak ürün ve hizmetleri tutarlı olarak temin etme yeteneğine olan etkileri veya potensiyel etkileri nedeni ile Kuruluş şunları tespit etmelidir:
a)Kalite Yönetim Sistemi ile ilişkili ilgili taraflar,
b)Bu ilgili tarafların kalite yönetim sistemi ile ilişkili gereklilikleri

Kuruluş bu ilgili taraflar ve onların alakalı gereklilikleri hakkındaki bilgiyi izlemeli ve gözden geçirmelidir.

 

ISO 14001:2015 madde 4.2 İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerinin anlaşılması

Kuruluş aşağıdakileri belirleyecektir :
a)Çevre yönetim sistemi ile ilişkili ilgili taraflar,
b)Bu ilgili tarafların ilişkili ihtiyaç ve beklentileri (gereklilikleri)
c)Bu ihtiyaç ve beklentilerin hangilerinin kuruluş için zorunluluk olduğu

 

Bütün kuruluşların ilgili tarafları genel olarak benzer olmakla birlikte, kuruluşun içinde bulunduğu ve operasyonlarını gerçekleştirdiği alanda/sahada etkileşimde bulunduğu taraflar kendine özgüdür ve  her kuruluş için ayrı ayrı belirlenmesi gerekir. Buna paralel olarak ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentileri de (gereklilikleri)  genel olarak aynıdır ancak her kuruluşa özel olarak belirlenmesi gerekir.

Aşağıdaki tablo kalite yönetim sistemi ve çevre yönetimi sisteminden oluşan bir entegre yönetim sistemi için olabilecek ilgili tarafları ve bunların ihtiyaç ve beklentilerini gösteriyor.

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Ne Kadar Sürede Alınır ve Geçerlilik Süresi?

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi geçerlilik süresi 3 yıllık aralıklarla düzenlenen belgelerdir. ISO 9001 belgesi geçerlilik süresi belgelendirme denetimi sonucu sertifikanın basım tarihi ile başlamaktadır.

3 yıllık düzenlenen İSO 9001 belgesinin her yıl yılda en az bir kez gözetim denetimi yapılmak zorundadır. Bu yıllık gözetim denetimlerinde de ISO 9001 Gözetim denetimi ücreti ödenmesi gerekmektedir. Bu tutar ödenmemesi sonucu belgelendirme kuruluşu ISO 9001 Belgenizi önce askıya alacak daha sonra ise iptalini gerçekleştirecektir.

ISO belgelendirme sürecindeki 3 Yıllık denetim süresi şu sekilde işlemektedir ; İlk yıl denetim gerçekleştirilir ve belge düzenlenir. Bir sonraki yıl bu denetimin tekrarlanması gerekir ve böylece periyot tamamlanmış olur. Hiçbir abelgelendirme kuruluşu size belirli bir yıl aralığı için ISO belgesi düzenleyemez.

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Ne İşe Yarar ve Eğitimi Nasıl Alınır?

Bugunun dünyasında teknoloji ve iletişim alanlarında yaşanana büyük gelişmeler, rekabet ve ekonomi alanında dengelerin değişmesine sebebiyet vermiş, küreselleşme ve rekabet ortamının sınırlarını genişlemesi rekabete katılanların sayılarını gitgide artmasına sebep olmuştur.

Müşteri veya son kullanıcı olarak adlandırdığımız hedef kitle daha bilinçli ve bilgili olduğunu görmekteyiz. Bu bilgi artışı beklentileri ve kalite arayışının çıtasını her geçen gün yükselmektedir. Müşteri gurupları artık kaliteyi yorum veya referanslar yerine sertifika ve belgelerde arar duruma gelmiştir. Bu nedenler ISO 9001 şirketinizin kalitesini belgeleyecek belgelerin en başında gelir.

ISO 9001 belgesi kurum yada kuruluşların ürün ve hizmetlerin uluslararası geçerliliğe sahip yönetim sistemi anlayışın sonucunda ortaya konulan ürün ve hizmet kalitesinin sürekli olarak sağlanabileceği konusunda bir güvence belirler.

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Nedir ve Nereden Alınır?

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi belgesi almak için ilk önce ISO 9001 standardının maddelerinin işletmenizde var olduğunu gösteren çalışmaları dökümantasyonu kurarak uygulanmalıdır. Sonrasında Akredite bir kuruluş belirleyerek ISO 9001 Belgelendirme başvurusunda bulunmalı ve bu belgelendirme denetimi sonucu oluşacak ISO 9001 sisteminde görülen hataları giderilmelidir ve TURKAK tarafından akredite edilmiş belgelendirme kuruluşlarını da tercih etmektedirler.

ISO 9001 Belgeis 5 Aşamada alınmaktadır.

1 ) ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi üst yönetim tarafından ihtiyacın belirlenmesi ve kuruluşun ISO 9001 Çalışmaları için yapılacak olan her türlü maddi ve manevi alt yapıyı hazırlayacağını taahhüt etmesidir.

2) ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardının 10 maddelik dokumantasyon yapısının kuruluş içerisinde domümante edilmesi sürecidir. Bu süreci eğer kuruluşta standarda hakim çalışanlar var ise kendileri gerçekleştirir veya ISO 9001 Danışmanlık hizmeti veren kurumlardan bu konuda danışmanlık hizmeti alınması gerekir.

3) Bu sürçte sistemin sürekli iyileştirmesi modeli gereği sistemde aksayan yönler düzeltici ve önleyici faaliyetler ile gerçekleştirilmektedir.

4) Akteditasyon örgütü belirlemek gerekir. TURKAK milli akreditasyon kurumumuzdur. Bunun dışında UKAS , DASK , ANSİ , İAS v.b diğer ülkelerin akreditasyon örgütleri tarafından akredite edilmiş veya bu akredite kuruluşlardan temsilcilik almış ISO 9001 Belgesi belgelendirme kuruluşları bulunmaktadır.

5) Tam bağımsız ve tarafsız olarak yapılan ISO 9001 denetimi sonucu kuruluşun uygulamalarında uygunsuzluklar var ise tespit edilir ve bu tespit sonucu tekrar denetim gereksinimi yok ise belgelendirme kuruluşuna uygunsuzlukların giderildiğine dair deliller gönderilir ve neticesinde Akredite olarak ISO 9001 Belgesi düzenlenir. Kuruluş böyle ISO 9001 Belgesi sahibi olmuş olur.

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Kullanımı ve Yararları Nelerdir?

ISO 9001 belgesi Çok sayıda son kullanıcı veya müşteri tarafından aranan ve ilk tercih sebebi olmaktadır. Bu belge kuruluşunuza bir pazar avantajı sağlayacağı gibi ISO 9001 pazar avantajı dışında, kuruluşunuza bir sürekli iyileştirme mekanizması ve disiplini kazandırır.

Ancak belgenin alınması kusursuzluğu başardığınız anlamına gelmez. ISO 9001 belgeli bir kuruluşta her problem bir iyileştirme fırsatı olarak görülür. Problemin bir daha tekrarlanmamasını sağlamak, çözümünden daha önemlidir.

Maddeler halinde yararlarını şu şekilde sıralayabiliriz.

1 - Kalite bilincinde çalışanlar arasında önemli derecede artış sağlanması
2 - Kuruluşunuzu piyasa değeri ve prestijindeki azınmsanmayacak artış
3 - Rakiplerinize karşı hizmet verdiğiniz sektörde ayırt edici bir özellik
4 - Uluslarası geçerlilikteki bir belgeye sahip olacak kuruluşunuzun ticari faliyetlerinde gözle gözüken bşir artış.
5 - İhracat faliyetlerinizde kaliteniz belgelendirme.
6 - Müşteri memnuniyetinde ve sadakatinde öenmli derece artış.
7 - Hata oronlarında ve yenilenen kronik hatalarda önemli derecede düşüş.
8 - İşletme içi yetki ve sorumlulukların tespitinde ve dağıtılmasında kolaylık sağlanması.
9 - İşletme faaliyetlerinin standartlaştırılmasını sağlayacak dökümantasyonun (altyapının) oluşturulması
10 - Geçmişe yönelik arşivleşme ve dökümantasyon sisteminin oturması.
11 - Kurumsallaşma yolunda atılabilecek en önemli adım ..

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Amacı ve Sağladığı Yararlar Nelerdir?

ISO 9001 in uygulanması, her konuda yarar sağlayabilir. Hazırlık süreci ve şartlarının yerine getirilme sürecinde kuruluşun hizmet verdiği sektörde fark edilir derecede katalizör görevi göreceği aşikardır. Hareketsiz ve gündemden uzakta kalmak bir kurumun en büyük düşmanıdır. Bu nedenle ISO 9001 kalitenlendirme sistemi bir belgenin ötesindedir.

ISO 9001 belgesi bir kuruluşun uluslararası standartlara uygun oldugunun, diğer ifade ile uluslararası bir firma olduğunun ispatıdır. ISO 9001 belgesi ile müşteri memnuniyeti artar kalite kelmisi standart hale gelir.

ISO 9001 standartlarını maddeleyerek özetlemek gerekir ise ;

1 - Müşteri şikayetleri azalır, müşteri memnuniyeti ve bağlılığı daha da artar.
2 - Müşteri istek ve beklentilerini ön planda tutarak, daha iyi ürün tasarımı sağlar.
3 - İyi tasarım ve planlama, işlem maliyetlerini azaltır.
4 - Kalite problemlerinden kaynaklanan kalitesizlik maliyetlerini minimuma indirir.
5 - Faaliyetlerin daha iyi planlanması, sorunların daha hızlı çözülmesi ile etkin bir yönetim sağlanmış olur.
6 - Tüm sorunlar sistematik şekilde analiz edileceğinden, işletmede sürekli bir gelişme olur.
7 - Çalışanların faaliyetlere katılımı sağlanır, motivasyon ve çalışma heyecanları artar.
8 - Departmanlar arası problemlerin çözümünde sistematik yaklaşım, verimliliği artırır.
9 - Kuruluşun kalite imajı güçlenir, müşterilerin güveni artar.
10 - Yeni pazarlara açılma imkanı sağlayarak, rakipler ile olan farkı artırır.

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Terimleri ve Prensipleri Nelerdir?

ISO 9001 Mevcut ve var olan işleyişin şartları karşılama derecesine verilen isime kalite denmektedir. Kalite sistemi ile ilgili olarak yönetim tarafından oluşturulan ve şirketin yönelişini ve toplam hedefleri gösteren, ifade eden metinler topluluğuna kalite politikası adı verilir. Bir organizasyonun yönetilmesi, iyileştirilmesi ve kontrolü için koordine edilmiş faaliyetler bütününe kalite sistemi yönetimi denir. Kalite ile ilişkili olarak istenen veya amaçlanan her şey kalite hedefidir.

  • Müşteri Odaklılık
  • Liderlik
  • Çalışanların Katılımı
  • Proses Yaklaşımı
  • Yönetime Sistem Yaklaşımı
  • Sürekli İyileştirme
  • İyileştirme
  • Karar Vermede Gerçekçi Yaklaşım
  • Karşılıklı Çıkara Dayalı Tedarikçi İlişkileri

Kalite hedeflerinin ayrılmış (SMART) Olması;
S - Specified / belirli, ilgili bölüm ve proses için
M - Measurable / Ölçülebilir
A - Achievable / Ulaşılabilir
R - Real / Gerçekçi
T - Timing / Zamana bağlı

Proses Yaklaşımı;
P - Planla.. Hedefleri & Prosesleri BelirleR
U - Uygula.. Prosesleri Uygula
K - Kontrol Et.. İzle & Ölç
İ - İyileştir.. Sürekli İyileşme Sağla

Kalite Yönetiminin, kalite hedeflerinin belirlenmesi ve bu hedeflerin karşılanması için gerekli operasyonel proses ve ilgili kaynakların temini konusunda odaklanmış bir parçasına kalite planlaması denir. İşletmenin kalite şartlarını karşılama kabiliyetinin artırılmasına odaklanmış kalite yönetiminin bir parçasına iyileştirme denir.

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Standardının İçeriği Nelerdir?

Etkili bir yönetim sisteminin, nasıl kurulabileceği dokümante edilebileceği ve sürdürülebileceği konusunda yol göstermek, firmalar arasında güven ortamı yaratmak proseslerin yönetilmesiyle ürün/hizmet kalitesinin sağlanması, devam ettirilmesi ve iyileştirilmesi, müşteriye ürün ve hizmetlerin tutarlılığının güveninin verilmesidir.

ISO 9001, Kalite yönetim sistemi standartları tüm kuruluşlara, tipine, büyüklüğüne ve ürün cinsine bakılmaksızın uygulanabilir nitelikte hazırlanmıştır.

ISO (International Organization For Standardization) Nedir?
Uluslararası Standartlar Organizasyonunun kısaltmasıdır. Uluslararası standardizasyonu sağlamak amacıyla 23 şubat 1947 tarihinde kurulmuştur. ISO, 135 ülkeden ulusal standart kuruluşlarının katılımıyla. Uluslararası ticareti arttırmak, tedarikçi ve müşteri arasındaki güveni oluşturmak amacıyla faaliyetlerini sürdürmektedir.

ISO Protokolleri standartların her üç yılda bir uygunluğun devamı, revize ihtiyacı veya işlemden kaldırma amacı ile gözden geçirmeyi gerektirmektedir. 1987 yılında yayınlanan ISO 9001 Standardının mevcut içeriği 1994 yılında güncellenmiştir ve standardın son olarak 2000 yılında güncellemesi yapılmıştır.